Con frecuencia al correo electrónico puede entrar casi que cualquier cosa si lo permitimos. De hecho, una afluencia muy grande de tickets hace que nos convirtamos en unos eternos acumuladores de correos que en la mayoría de los casos no podemos gestionar, y como resultado miles de correos organizados en distintas carpetas esperando algún día a ser gestionados.
La idea es apuntar a tener una bandeja de entrada de correo electrónico ordenada. Pero no siempre es tarea fácil; primero hay que identificar consejos prácticos para administrar los correos electrónicos.
Para comenzar con este plan de administrarlos de la forma correcta mira los siguientes 9 consejos que indudablemente te ayudarán si los sigues con consistencia.
Ya verás que con un poco de esfuerzo puedes controlar la bandeja de entrada gracias a estos consejos para gestionar tus correos electrónicos.
1. Deja la obsesión de lado
No es necesario que el correo electrónico sea una prioridad. No todos merecen una respuesta, y muchos no necesitan ser leídos en absoluto.
Avisa a las personas importantes en el trabajo, familia y vida social que envíen un mensaje de texto si tienen información urgente para compartir.
Solo responde correos electrónicos cuando hayas establecido un horario para ese fin. Ya verás como puede ser útil y te evitarás caer en la tentación de volver sobre la bandeja varias veces al día.
2. Crea una cuenta para cada área de tu vida.
Para la mayoría de nosotros, bastará con tres cuentas de correo. Por favor, no te des de alta a decenas de correos que pueden ser innecesarios. Para darte un ejemplo puede ser algo así como:
Cuenta de correo electrónico del trabajo
Protege esta cuenta de las distracciones a toda costa. No la compartas con amigos y familiares. No te suscribas a boletines informativos relacionados con la carrera a través de esta cuenta.
Cuando abras esta cuenta deberías ver únicamente correos dirigidos realmente para ti. Mantenlo sencillo, mezquino y orientado a tu trabajo de alta prioridad.
Cuenta de correo electrónico de familiares y amigos
Conserva una cuenta de correo especial para familiares y amigos más cercanos, solo para ellos. No querrás distraerte con el drama familiar y los próximos eventos sociales cuando estás trabajando.
Proporciona esta dirección de correo a las escuelas o cuidadores de los hijos para recibir actualizaciones y notificaciones; igual no olvides que ellos tienen tu número de teléfono para emergencias.
Cuenta de correo electrónico masiva
La idea de esta cuenta es que se convierta en un lugar informativo o de lectura, pero no para dar respuestas.
Proporciona esta dirección a expertos de carreras/paternidad, boletines informativos, suscripciones, descargas de libros electrónicos, etc.
Asegura de que todas las notificaciones de los sitios de redes sociales vayan a esta dirección.
3. Revisa una cuenta a la vez
Revisa los correos electrónicos de tu trabajo en el trabajo.
Revisa tus correos electrónicos personales después del trabajo o en los descansos.
Hazle saber a tus familiares y amigos que necesitan enviar mensajes de texto si desean respuestas inmediatas. Revisa la cuenta de correo masivo cuando estés buscando algo para leer por la noche o mientras viaja.
Tu foco es tu mayor activo. No permitas que nada te distraiga de las horas pico de productividad para ti.
Los expertos dicen que dedicamos solo el 5% de nuestro tiempo de trabajo en el valioso estado de flujo, que es donde se desarrolla el mejor trabajo y las mejores ideas.
Recuerda que, no sirve de nada mantener cuentas de correos separadas si aparecen alertas en el navegador, en el escritorio y en el teléfono.
Toma un poco de tiempo para dominar estas tentaciones; un poco de indagación del entorno y preferencias puede crear mucha paz y tranquilidad mental.
4. Empieza a darte de baja
Este es el consejo más fácil para algunas personas y el más difícil para otras.
Si te has suscrito a listas de correos con las cuentas de tu trabajo o familia, transfiérelos a la cuenta masiva, o simplemente elimínalos.
Cuando busques en la bandeja de entrada social o masiva algo para leer, no te limites a pasar por alto las cosas poco interesantes. Procede a borrar.
Toma un momento para darte de baja y seguir adelante. Si un proveedor de contenido no mantiene tu interés, entonces te recomendaría eliminarlo.
Darse de baja puede llevar mucho tiempo, así que recuerda que la prevención es mejor que cualquier cura; no te suscribas a menos que estés seguro de que lo quieres en la bandeja de entrada.
También, puedes darte de baja de forma progresiva en la medida que vas recibiendo correos de otros, cuando llegue alguno, pregúntate ¿Es necesario seguir recibiendo estos correos?
¡Cancela la suscripción, limpia tu bandeja y aclara tu mente!
5. Prioriza las cuentas de correo
Otro de los consejos para gestionar tus correos electrónicos consiste en Priorizar: ¿Pero cómo accedo a mi correo electrónico?
¡Tengo una cuenta solo para el trabajo y siempre está inundada!
No todos los correos electrónicos son iguales. Clasifica la bandeja de entrada categorizando los mensajes en carpetas, ¡rápidamente!
Un sistema simple de banderas / estrellas puede ayudar a eliminar las distracciones.
6. Separa también tu dispositivo móvil
En caso de que sea una posibilidad para ti, desconecta del trabajo eliminando de tu teléfono el correo electrónico de tu trabajo.
Toma tiempo lejos del diluvio diario para reflexionar sobre tus mejores ideas y disfrutar del tiempo libre. Y en especial si eres Freelancer o trabajador remoto.
Necesitas tiempo social y tiempo para soñar despierto para ellos es vital presionar el «botón de reinicio» del cerebro; y cuando regreses al ordenador, estarás fresco y listo para responder a los mensajes con inteligencia.
Por el contrario, quita las cuentas personales y masivas del computador de trabajo. Usa el teléfono para comunicarte con amigos y familiares en los descansos.
Con una separación completa entre tus cuentas y dispositivos, no tendrás la tentación de responder correos electrónicos personales en el trabajo.
Con menos distracciones y oportunidades de falso trabajo, es posible que te sientas menos obligado a revisar los correos cada 10 minutos.
7. Sé escéptico
Otro de los consejos para gestionar tus correos electrónicos consiste en tener claro que lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante.
Puedes perder tiempo y energía tratando de decidir qué trabajo hacer. Muchos profesionales utilizan la matriz de Eisenhower para priorizar rápidamente tareas y decisiones.
Al comparar varios correos electrónicos y tratar de decidir con qué lidiar primero, pregúntate:
¿Es urgente?
¿Es importante?
Ten cuidado. Mucha gente crea una falsa sensación de urgencia en los encabezados de los correos electrónicos.
Si alguien dice que tiene urgencia, pero no lo respalda con hechos, deja este correo electrónico a un lado para estudiarlo más adelante (o no lo hagas).
El objetivo de la clasificación de correos electrónicos es identificar aquellos correos electrónicos que sabes que son urgentes, no los que tienen los títulos más dramáticos.
Al leer correos electrónicos, debes tener una visión más amplia. Como sugerencia, coloca a los clientes primero, a los jefes en segundo lugar y a los compañeros de trabajo en tercer lugar.
8. ¿Cómo usar la matriz de Eisenhower a la hora de organizar correos?
Usa la Matriz de Eisenhower para separar los correos electrónicos en cuatro categorías:
Urgente e importante
Atiende estos problemas de inmediato, pero después de ordenar el resto de los correos electrónicos del día.
Urgente y no importante
Es posible que estos problemas no merezcan tu tiempo y atención, pero podrían ser oportunidades para que otras profesionales demuestren su valor. Por lo tanto, puedes delegarlo.
No urgente e importante
Marca o destaca estos mensajes. No quieres olvidarlos, pero no necesitan atención inmediata. Adquiera el hábito de revisar y abordar estos problemas al final del día.
No urgente y no importante
Elimina estos mensajes o ignóralos.
Después de priorizar y categorizar tu ordenador y teléfono, tendrás una pequeña lista de correos electrónicos restantes en tu bandeja. Deberías haber eliminado, marcado, destacado y reenviado todos los demás.
Deja a un lado todos los mensajes excepto los más urgentes e importantes. En este punto, puedes leer los correos electrónicos en tu bandeja de entrada.
Examina todos los correos relevantes antes de responder.
Finalmente, a menos que algo esté literalmente en llamas, atiende esos correos que puedas abordar lo más rápido posible. Te sentirás mejor al marcar algunas respuestas simples de tu lista, que al redactar una respuesta de 20 minutos a una situación difícil.
Todos estos asuntos son urgentes, ¿verdad?
Así que solamente trata con los más fáciles primero, gana algo de confianza y aborde los más difíciles al final.
Por último, sobre los consejos para gestionar tus correos electrónicos es ocuparte de todos ellos antes de que se agote el tiempo de correo electrónico programado para el día.
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