Es probable que hayas oído hablar del conocido consultor en productividad David Allen. Incluso sino has oído hablar de él, la posibilidad de aplicar al menos algunos de sus principios para ser más productivo es mayor.

Entonces, ¿por qué no hacer mucho más con un sistema que miles de personas usan todos los días para mejorar tu productividad personal?

Si estás buscando ser más productivo y eficiente, y lograr cumplir con tus objetivos, aquí tienes una guía para iniciarte en cuestión de minutos con algunos de los principios clave del sistema GTD.

Al describir brevemente cada etapa del sistema te doy una percepción o idea de como llevarla adelante con éxito.

¿Qué es el GTD?

El GTD es un sistema para organizar tus tareas, prioridades y horarios para que tu día sea mucho más manejable. La clave es saber no solo lo que deberás hacer, sino también qué hacer después, y no tener que tomar decisiones sobre en qué trabajar luego.

¿Cómo hacerlo? Hay cinco pasos básicos que deberás seguir:

1. Recopilación 

La primera tarea, y luego tu tarea en curso, es capturar todo lo que necesitas recordar. Ejemplo: Ideas, tareas, citas, reuniones, proyectos, planes, metas. Es decir, TODO.

Cómo capturar todo depende de ti. Puedes usar un bloc de notas, una aplicación, un planificador diario, una hoja de cálculo. Da igual el medio que uses para capturar toda la información que te llega, lo importante es hacerlo.

La clave es asegurarse de que cualquier método que uses realmente funcione para ti. Asegúrate de que lo que utilizas para recopilar sea tan fácil de usar que no pienses en hacerlo más tarde.

Tu método debe ajustarse a tu flujo de trabajo preferido. De lo contrario, rápidamente dejarás de hacerlo.

Y una vez que hayas capturado todo, tu próximo objetivo es capturar nuevos elementos tan pronto como aparezcan.

 Mi recomendación:

No te quedes en esta etapa por mucho tiempo. Puede resultar abrumadora. Toma unos pocos minutos cada día o varios días a la semana para cumplir esta etapa. La esencia radica en capturar la mayor cantidad de acciones o tareas posibles. Hacer eso no significará que cumplirás con todas. Ya lo verás en las etapas sucesivas.

2. Procesar 

Los elementos recopilados deben ser pasos de acción, no conceptos.

Por ejemplo:

En lugar de capturar «Trabajo en el plan de negocios, escribe “Identificar tres nuevas estrategias de marketing en redes sociales» o «Revisar el resumen ejecutivo»

Por supuesto, eso podría significar que un proyecto grande requiere plasmar una serie de pasos de acción. Está bien; el objetivo es mirar tu lista y saber exactamente lo que debes hacer, no mirar la lista y gastar tiempo pensando en lo que deberás hacer.

En pocas palabras, procesar significa escribir no solo una tarea, sino también el resultado que buscas.

3. Organizar

Ahora es el momento de priorizar y ordenar. Decide lo que hay que hacer primero. Luego, averigua qué tareas deben ir juntas para que se realicen de manera más eficiente. Ejemplo, hacer varias llamadas telefónicas durante el viaje.

Si te esfuerzas por establecer prioridades, piensa qué tarea genera el mayor valor.

Supongamos que eres gerente, entonces pasar tiempo con los empleados es mucho más importante que responder a los correos electrónicos.

4. Revisar

Ahora echa un vistazo a toda tu lista. Identifica aquellas tareas que podrías hacer fácilmente y de inmediato (incluso si no son muy importantes). Otras cosas no parecerán tan claras como deberían. Para ello, tómate el tiempo para dividir esa tarea en pasos de acciones más pequeños.

La revisión debe ocurrir de forma regular, en parte para que puedas revisar tu lista, pero también para buscar formas de mejorar tu sistema.

¿Estás capturando todo? ¿Lo que recopilas es claro, procesable y enfocado a un resultado?

¿Estás priorizando lo mejor que puedes?

El GTD es un proceso, así que lo mejor es ver su uso como un método que puedas mejorar de manera progresiva.

5. Hacer

Ahora es el momento de abordar tu lista. Mira lo que sigue y hazlo. Y no te dejes interrumpir.

El objetivo no es trabajar en un elemento. El objetivo es completar un elemento. De esa manera puedes olvidarte de eso y enfocarte completamente en lo que sigue.

El libro ofrece muchos más detalles y puede ayudar a desarrollar un sistema que te permita planificar el trabajo y su plan, pero la premisa básica es sacar las cosas de tu mente, y obtener una metodología que te permita recordar, priorizar y lograr todo lo que te has propuesto.

Una vez David comento que:

«La mayoría de las personas intentan usar su psique como su proceso sistémico, lo que significa que los problemas ganan importancia en función de sus emociones. Nunca he conocido a nadie que dijera que no se sentía un poco mejor si se sentaban y hacían una lista. Nada cambia»

Cuando escribe las cosas, puedes ser objetivo y también ser creativo e intuitivo.Ese es otro beneficio de GTD. Cuando estés estresado o te sientas abrumado, escribe tus desafíos. Haz una lista de tus situaciones o preocupaciones.

Inmediatamente te sentirás mejor ya que te darás cuenta de que las cosas no son tan malas como crees. Y comenzarás a descubrir formas de mejorar las cosas.

Además, escribir todo lo que necesitas recordar asegura que no tienes que preocuparte por lo que podrías estar olvidando.

Referencia

Haden , J. Getting Things Done: How to Use David Allen’s GTD System. Para Inc. Revisado en enero de 2019

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